PENGENALAN
Perubahan hala tuju bisnes, teknologi yang pesat dan ketidaktentuan persekitaran menjadi punca kepada kekerapan perubahan keperluan teknologi organisasi yang kerap. Bagi memastikan keperluan ICT sejajar dengan matlamat bisnes, pelaksanaan pelan strategik pendigitalan (PSP) perlu sentiasa dipantau dan dinilai (monitoring and evaluation—M&E).
Meskipun kepentingan M&E semakin diakui, namun M&E sentiasa menjadi isu yang mencabar dalam proses perancangan dan sering terabai. Sebanyak sepuluh faktor dapat dikenal pasti sebagai punca pemantauan dan penilaian pelan strategik pendigitalan (M&E-PSP) tidak diberi penekanan oleh sektor awam. Faktor ini dapat dikategorikan kepada tiga dimensi iaitu manusia, organisasi dan teknologi.
Dimensi dan faktor ini dikenal pasti melalui analisis kajian dokumen dan hasil temu bual pakar yang berpengalaman dalam bidang berkaitan (informan) seperti butiran dalam Jadual 1.
Jadual 1 Senarai Informan
DIMENSI MANUSIA
Faktor yang mempengaruhi amalan M&E-PSP bagi dimensi Manusia adalah terdiri daripada faktor komitmen, kompetensi dan pengurusan perubahan.
a. Komitmen
Faktor komitmen dan kerjasama adalah faktor kritikal yang dapat menentukan pelaksanaan M&E. Komitmen adalah keterlibatan dengan penuh tanggungjawab oleh pemegang taruh dalam melaksanakan pemantauan dan penilaian projek. Pemegang taruh terdiri daripada pelbagai pihak seperti pengurusan atasan, subjectmatterexpert(SME), pengguna dan ahli pasukan pelaksana.
Bagi memastikan komitmen diberi oleh setiap pihak terlibat, satu jawatankuasa bagi kelulusan dan pemantauan projek ICT sektor awam telah diwujudkan iaitu Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTISA). Jawatankuasa ini ditubuh bagi memastikan komitmen diberi oleh setiap pemegang taruh dalam (i) memberi kelulusan teknikal bagi projek ICT berdasarkan pelan strategik organisasi (PSO) dan PSP agensi; dan (ii) melaksana pemantauan kemajuan pembangunan dan pelaksanaan projek ICT. JTISA ialah satu jawatankuasa baharu bagi mengganti Jawatankuasa Teknikal ICT (JTI) yang berperanan menyelaras dan memantau pelaksanaan projek ICT sektor awam Malaysia.
Selain itu, komitmen pengurusan atasan terutamanya Ketua Pegawai Maklumat (CIO)/Ketua Pegawai Digital (CDO) agensi dan pasukan pelaksana PSP turut memainkan peranan yang penting dalam kejayaan M&E-PSP.
Pasukan pelaksana terdiri daripada pemilik bisnes atau pengguna, penyelaras dan urus setia. Setiap individu dalam pasukan pelaksana mempunyai tugasan dan tanggungjawab bagi memastikan M&E dilaksanakan. Jika salah seorang daripada individu dalam pasukan pelaksana tidak memberi komitmen dan sokongan, maka proses M&E-PSP akan terjejas dan tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna.
b. Kompetensi dan Kemahiran
Faktor kompetensi adalah meliputi aspek latihan, kemahiran dan pemindahan teknologi dalam proses M&E—PSP. Pasukan pelaksana yang terdiri daripada pemilik, penyelaras dan urus setia perlu mempunyai pengetahuan dan kemahiran berkaitan proses dan mekanisme M&E—PSP yang diguna pakai oleh agensi berkaitan. Bagi agensi yang menggunakan aplikasi dalam proses M&E, kemahiran teknikal dan pemindahan teknologi kepada personel ICT serta latihan kepada pengguna aplikasi merupakan faktor yang penting supaya aplikasi sentiasa tersedia dan proses M&E dapat dilaksanakan dengan cepat dan berkesan.
Selain itu, pertukaran kakitangan yang kerap terjadi dalam sektor awam merupakan satu cabaran jika kakitangan yang bertukar terdiri daripada pasukan pelaksana yang mahir dalam proses M&E—PSP agensi. Maka, latihan dan kemahiran perlu sentiasa diberi dan dilaksana setiap kali berlaku pertukaran ahli pasukan pelaksana. Oleh itu, faktor kompetensi ini turut merupakan faktor penting dalam menjayakan M&E—PSP sektor awam.
c. Pengurusan Perubahan
Pengurusan perubahan yang berkesan merupakan elemen penting bagi kejayaan pelaksanaan projek kerana dapat memastikan pemegang taruh memahami dan mendapat maklumat berkaitan projek. Selain itu, melalui program pengurusan perubahan secara tidak langsung dapat membantu mempercepat proses penerimaan dan penggunaan produk ICT yang dihasil. Pengurusan perubahan adalah perlu bagi memberi kesedaran, menguar-uarkan dan memaklumkan kepada kakitangan dalam jabatan mengenai kewujudan dan kepentingan PSP jabatan dan memaklumkan status pencapaian semasa. Namun, agensi kurang melaksanakan program pengurusan perubahan yang mengakibatkan hasil projek ICT tidak dapat digunakan sepenuhnya. Amalan terbaik yang perlu diambil oleh agensi ialah mempergiat dan memantapkan program pengurusan perubahan dalam agensi. Pengurusan perubahan boleh dilaksana dengan pelbagai cara sama ada melalui mesyuarat rasmi, portal, majlis formal, soalan peperiksaan jabatan, bengkel libat urus, latihan, program promosi dan pengauditan.
DIMENSI ORGANISASI
Dimensi organisasi melibatkan faktor dasar dan panduan, pematuhan, penguatkuasaan serta sumber peruntukan.
a. Dasar dan Panduan M&E
Dasar adalah dokumen peringkat tinggi yang merangkumi peraturan, kriteria dan panduan yang perlu dipatuhi oleh semua kakitangan yang berkaitan dengannya. Dasar juga diguna bagi mengawal dan sebagai panduan melaksana sesuatu perkara oleh agensi. Dasar dan panduan M&E-PSP perlu disediakan dengan lengkap, jelas dan mudah difahami supaya agensi dapat melaksana M&E dengan berkesan. Faktor dasar dan panduan merupakan faktor penting yang mempengaruhi amalan pemantauan.
Namun, sehingga kini sektor awam tidak mempunyai satu dasar atau garis panduan khusus yang disediakan oleh agensi pusat bagi melaksanakan M&E—PSP. Hal ini menjadi punca agensi tidak menitik berat dan mengamal M&E—PSP. Natijahnya, agensi mengadaptasi beberapa garis panduan sebagai rujukan dalam melaksana proses M&E bagi agensi mereka. Dasar dan garis panduan yang dirujuk ialah Garis Panduan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA), Surat Pekeliling Am Bil 3/2015 Garis Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal dan Pemantauan Projek Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam dan templat penilaian PSP oleh MAMPU.
Proses dan prosedur perlu diseragam dan dipermudah supaya dapat diikuti dan diaplikasikan oleh agensi sektor awam. Amalan terbaik yang didapati melalui analisis kandungan dokumen bagi aspek dasar dan panduan ialah penggunaan metodologi yang piawai dalam melaksanakan pemantauan yang rapi secara berkala oleh semua agensi supaya keberkesanan M&E dapat difahami dan dipertingkatkan oleh ahli pasukan.
b. Pematuhan
Walaupun dasar, panduan dan mekanisme M&E diwujudkan, namun jika tidak dipatuhi menyebabkan pelaksanaan M&E tidak berlaku. Perkara ini terbukti dengan isu atau masalah yang wujud dalam pemantauan pelaksanaan projek ICT. Pengurusan risiko, post implementation review (PIR) dan kawalan ditekankan dalam panduan pengurusan projek. Namun, tidak ada pematuhan kepada perkara ini menjadi punca kepada timbulnya isu dan masalah dalam pelaksanaannya.
Amalan terbaik yang boleh diambil oleh agensi ialah seperti membuat semakan dan pengesahan kepada setiap pencapaian (milestone) bagi memastikan serahan berkualiti dan mematuhi piawaian serta keperluan agensi. Pemantauan perlu dilaksanakan secara rapi dan berkala melalui mesyuarat dan perbincangan supaya kelemahan atau isu dapat dikesan dari awal dan diselesai dengan sempurna. Dari segi penilaian, amalan terbaik yang dicadangkan ialah penilaian perolehan jangkaan faedah (benefits realisation capture-BRC) bagi mengukur pencapaian faedah projek, melaksana PIR bagi memastikan pelaksanaan sistem mencapai objektif, menubuhkan kumpulan fokus dan menggunakan forum pengguna secara berkala bagi mendapatkan maklum balas untuk menambah baik perkhidmatan organisasi.
c. Penguatkuasaan
Penguatkuasaan adalah tindakan menguatkuasakan sesuatu perkara supaya dilaksanakan mengikut ketetapan peraturan. Penguatkuasaan penting bagi memastikan pelan pelaksanaan PSP yang dirangka dipatuhi dan dilaksanakan dengan baik. Penguatkuasaan oleh agensi pusat dan pengurusan tertinggi agensi merupakan faktor kejayaan pelaksanaan M&E-PSP.
d. Peruntukan Sumber
Sumber kewangan dan sumber tenaga yang mencukupi mempengaruhi kejayaan pelaksanaan PSP. M&E perlu dilaksanakan bagi mengetahui keperluan sumber kewangan dan tenaga yang diperuntukkan adalah mencukupi dalam merealisasi perancangan yang dirangka dengan baik dan berkesan. Selain itu, peruntukan sumber bagi menjayakan proses M&E seperti latihan, pembangunan atau perolehan aplikasi dan alatan M&E adalah merupakan faktor kejayaan proses M&E.
e. Kompleksiti Pelan
Penentuan mekanisme M&E perlulah mudah difahami. Mekanisme M&E—PSP melibatkan indikator pemantauan dan kaedah penilaian. Sebelum kaedah penilaian dipilih, organisasi perlu menetapkan indikator pemantauan terlebih dahulu.
Pemilihan indikator adalah bergantung kepada ciri-ciri dan kompleksiti setiap jenis perancangan/pelan. Indikator yang diamalkan oleh agensi dalam aktiviti pemantauan PSP dapat dikelompokkan kepada Inisiatif Strategik (IS)/Program, Petunjuk Prestasi Utama (KPI)/Output dan Outcome. Aspek utama pemantauan indikator adalah berasaskan pencapaian utama (key milestone) yang dirancang iaitu tempoh masa projek sama ada program dapat dilaksanakan seperti perancangan atau sebaliknya.
Pemilihan kaedah penilaian perlu sesuai dengan ciri-ciri pelan dan mudah difahami. Penilaian kuantitatif berdasarkan kepada bilangan serahan dan skop yang dikira dalam bentuk peratusan (%) pencapaian. Penilaian kualitatif pula adalah berdasarkan impak yang besar kepada bisnes. Impak besar perlukan masa yang panjang bagi mendapatkan dan mengukur hasilnya. Pengukuran bagi indikator IS adalah berdasarkan peratus kelewatan projek dilaksana, pengukuran bagi indikator KPI berdasarkan peratus pencapaian sebenar yang ditetapkan dan indikator outcome dinilai berdasarkan kepada kajian impak yang perlu dilaksanakan. Setiap kategori pengukuran diberi warna bagi membezakan pencapaian dan memudahkan pemantauan. Penerangan indikator beserta pengukuran adalah seperti dalam Jadual 2.
Jadual 2 Penerangan Indikator M&E-PSP
DIMENSI TEKNOLOGI
Dimensi teknologi terdiri daripada faktor aplikasi/alat ICT dan sokongan pasukan teknikal.
a. Aplikasi/Alat ICT
Aplikasi atau alat ICT diperlukan sebagai menyokong dan memudahkan pelaksanaan proses M&E—PSP. Kaedah pemantauan dan penilaian yang digunakan oleh agensi perlu dimantapkan melalui penggunaan kaedah yang standard. Maka, amalan terbaik dan strategi yang dicadang bagi agensi sektor awam ialah menggunakan alat ICT yang sesuai, mewujudkan panel pemuka (dashboard) atau membangunkan sistem pemantauan secara dalam talian bagi proses pelaksanaan pemantauan.
Penggunaan aplikasi dan alat ini dipersetujui berjaya membantu dalam proses M&E agensi. Namun, terdapat cabaran bagi memastikan sistem aplikasi ini digunakan secara optimum. Antara cabaran yang dikenal pasti ialah kesesuaian aplikasi/alat yang digunakan, aplikasi/alat yang mudah digunakan, kepakaran pegawai teknikal, kemahiran pengguna, kerjasama urus setia, kerjasama penyelaras bagi mengemas kini data berkala, penguatkuasaan penggunaan sistem dan kekerapan pertukaran penyelaras yang dilantik.
b. Sokongan Pasukan Teknikal
Bahagian atau unit ICT adalah urus setia/PMO yang menjadi penyelaras utama dalam M&E—PSP agensi. Komitmen, kepakaran dan sokongan teknikal daripada bahagian ICT diperlukan bagi memastikan aplikasi dan alat M&E yang digunakan sentiasa tersedia. Agensi bergantung sepenuhnya kepada unit ICT dalam memastikan M&E-PSP berjaya dilaksanakan. Agensi atau jabatan yang tidak mempunyai unit ICT tidak dapat melaksanakan M&E dengan berkesan.
Oleh itu, bilangan personel ICT dalam agensi perlu ditambah baik dan dipertingkat bagi membolehkan personel ICT memberi tumpuan dalam mengurus projek ICT dan melaksanakan tugas ICT dengan lebih teratur dan cekap.
KESIMPULAN
Sepuluh faktor yang dapat dikelaskan kepada tiga dimensi utama iaitu manusia, organisasi dan teknologi adalah diperlukan bagi membolehkan proses M&E—PSP dilaksanakan dengan baik dan berjaya. Ringkasan dimensi, faktor dan item yang mempengaruhi amalan pelaksanaan pemantauan dan penilaian pelaksanaan PSP (M&E—PSP) adalah seperti Jadual 3.
Jadual 3 Faktor yang mempengaruhi amalan M&E-PSP agensi sektor awam
RUJUKAN
Malaysia, (2007). Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5-Panduan Pengurusan Pejabat.
Putrajaya: Jabatan Perkhidmatan Awam.
Malaysia, (2015). Surat Pekeliling Am Bilangan 3-Garis Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal dan Pemantauan Projek Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam. Putrajaya: Jabatan Perdana Menteri.
Malaysia, (2018). Pekeliling Transformasi Bilangan 3-Panduan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA).
Putrajaya: Jabatan Perdana Menteri.
Boar, B. H. (2001). The Art of Strategic Planning for Information Technology. Ed. Ke-2. New York: John Wiley.
Hovelja, T., Vasilecas, O. & Rupnik, R. (2013). A Model of Influences of Environmental Stakeholders on Strategic Information Systems Planning Success in an Enterprise. Technological and Economic Development of Economy 19(3): 465-488.
Malaysia, (2007). Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5-Panduan Pengurusan Pejabat. Putrajaya: Jabatan Perkhidmatan Awam.
Malaysia, (2015). Surat Pekeliling Am Bilangan 3-Garis Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal dan Pemantauan Projek Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam. Putrajaya: Jabatan Perdana Menteri.
Malaysia, (2018). Pekeliling Transformasi Bilangan 3-Panduan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA).
Putrajaya: Jabatan Perdana Menteri.
Manoharan, A., Melitski, J. & Bromberg, D. (2015). State strategic Information System Plans. International Journal of Public Sector Management 28(3): 240-253.
Seasons, M. (2003). Monitoring and Evaluation in Municipal planning. APA Journal 69(4): 430-440.
Stem, C., Margoluis, R., Salafsky, N. & Brown, M. (2005). Monitoring and Evaluation in Conservation: A Review of Trends and Approaches. Conservation Biology 19(2): 295-309.
Young, R., Young, M., Jordan, E. & O’Connor, P. (2012). Is Strategy Being Implemented Through Projects? Contrary Evidence from a Leader in New Public Management. International Journal of Project Management 30(8): 887-900.
Yusmadi Yah Jusoh. (2008). A performance Measurement Framework for The Information Technology Strategic Planning Implementation. Tesis Ph.D., Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat, Universiti Kebangsaan Malaysia.