LATAR BELAKANG
Pusat Data Kerajaan Negeri Sabah (PDKN) ditubuhkan pada tahun 2008, selaras dengan hasrat kerajaan Negeri Sabah untuk memudahkan pengurusan maklumat kerajaan negeri secara berpusat dan sistematik. Ianya berfungsi sebagai pusat perumah (hosting) bagi semua aplikasi-aplikasi digital yang dibangunkan bagi kegunaan perkhidmatan awam negeri Sabah. PDKN dikawal selia sepenuhnya oleh Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri (JPKN).
PDKN juga disenaraikan dalam inisiatif Infrastruktur Maklumat Kritikal Negara (The Critical National Information Infrastructure)¹ bagi melindungi infrastruktur maklumat kritikal negara. Seterusnya, PDKN berusaha untuk mendapatkan persijilan yang bersesuaian dan telah berjaya mendapatkan persijilan International Organization for Standardization: International Electrotechnical Commission (ISO/IEC) 27001:2005 Information Security Management System (ISMS). Bagi mengekalkan keselamatan, PDKN telah menaik taraf persijilan ISMS kepada versi terkini iaitu ISO/IEC 27001:2013 dengan skop terbesar dalam perkhidmatan awam Malaysia iaitu sebanyak tujuh skop persijilan.
Rajah 1 SIJIL ISO/IEC 27001:2013 ISMS JPKN
Sebagai salah satu keperluan ISMS serta prosedur Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (BCM) yang dibangunkan dalam Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (BCP)/Pemulihan Bencana (DR) JPKN, sistem/aplikasi kritikal perlu diuji sekurang-kurangnya sekali setahun. Hal ini perlu dilaksanakan sebagai persediaan sekiranya berlaku sebarang bencana yang boleh menjejaskan penyampaian perkhidmatan. Ujian “ICT Disaster Recovery Drill” merupakan elemen yang penting memandangkan ia berupaya mengenal pasti kelemahan-kelemahan dalam penyampaian perkhidmatan JPKN. Ujian ini juga dapat mengukur kerjasama semua pihak berkepentingan dan serta menilai keupayaan sebenar kakitangan sekiranya bencana terjadi.
PENGENALAN PROJEK INOVASI
JPKN telah menjalankan latihan simulasi ini setiap tahun sejak dari tahun 2017. Latihan simulasi ini dilakukan secara fizikal dimana semua ahli pasukan akan berhimpun di lokasi kerja masing-masing di seluruh negeri manakala kumpulan utama pula akan berkumpul di pusat arahan (command center) yang telah ditetapkan di Kota Kinabalu.
Walau bagaimanapun, latihan simulasi ini terhenti pada tahun 2020 apabila negara di landa ancaman pandemik COVID-19. Semua kerja-kerja rutin JPKN tergendala. Kerja yang selama ini dilakukan secara fizikal tidak dapat dilaksanakan kerana arahan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP)2 yang menghadkan pergerakan individu. Justeru, satu inovasi telah terhasil bagi membolehkan latihan simulasi pemulihan bencana ini dilaksanakan dalam norma baharu.
RINGKASAN PROJEK
Idea pelaksanaan ini tercetus setelah mengambil kira semua kekuatan dan kekangan yang dikenal pasti semasa pandemik. Ini adalah pelaksanaan pertama latihan simulasi pemulihan bencana ICT (DR) secara maya norma baharu dalam sejarah JPKN. Berdasarkan pelan pelaksanaan, semua ahli pasukan (ketika pendemik) bekerja dari rumah atau di luar tempat kerja utama, mereka akan berkumpul di pusat kawalan maya (virtual command center) yang ditadbir urus oleh pasukan urusetia latihan simulasi JPKN.
Pasukan ini berhadapan dengan pelbagai cabaran, antaranya keperluan menggunakan teknologi maya secara optimum, memastikan jaringan keselamatan terjamin semasa latihan simulasi berjalan serta rangkaian talian tanpa downtime agar latihan simulasi berjaya dilaksanakan dengan sempurna. Ahli pasukan juga perlu bersedia dengan ancaman yang tidak dijangka seperti bencana alam ataupun ancaman serangan siber yang dilihat dapat menjejaskan perjalanan operasi simulasi sekiranya terjadi.
Senarai ahli pasukan boleh dirujuk dalam Jadual 1. Semua pasukan berfungsi mengikut tugas yang telah ditetapkan dan berdasarkan atur cara yang diubah suai untuk dilaksanakan secara maya.
Jadual 1 Senarai Ahli Kumpulan Projek
Nota: Semua ahli kumpulan projek bekerja dari rumah (work from home-WFH).
OBJEKTIF PROJEK
Objektif utama projek ini adalah bagi membuktikan bahawa walaupun setiap ahli pasukan bekerja di lokasi fizikal yang berbeza-beza namun dengan kepimpinan ketua pasukan serta kebolehan/skill setiap ahli maka semua ahli pasukan masih boleh menjalankan latihan simulasi berdasarkan masa yang telah ditetapkan iaitu tidak melebihi Recovery Time Objective (RTO) selama tiga jam. Inilah masa pengukuran yang akan diambil kira bagi menilai prestasi latihan simulasi pasukan setiap tahun.
INTI PATI INOVASI
Impak paling utama pelaksanaan ini adalah dari segi pendigitalan proses kerja. Kebanyakan proses kerja telah melalui proses transformasi digital agar lebih mudah dicapai tanpa kekangan fizikal. Sebagai contoh, sebelum ini setiap ahli pasukan perlu melaporkan semua penemuan dalam borang yang telah disediakan secara khusus. Kini semua borang telah dipermudah dan boleh diisi secara dalam talian dalam masa sebenar (real-time). Dengan ini proses kompilasi keputusan latihan simulasi dapat dijana terus. Pelaporan secara dashboard juga memudahkan pihak pengurusan membuat keputusan secara terus.
Rajah 2 Penggunaan dashboard untuk memudahkan pemantauan semasa latihan simulasi sedang berlangsung
Rajah 3 Contoh online dashboard yang digunakan untuk tujuan pemantauan. Paparan data adalah secara real-time dan masa direkod secara automatik.
Begitu juga dengan skrip pelaksanaan program. Kebanyakan proses telah dipermudah dengan penggunaan teknologi. Komunikasi berterusan adalah kunci kejayaan latihan simulasi ini. Platform mesyuarat dalam talian digunakan sebagai medium komunikasi utama, diikuti dengan penggunaan platform media sosial lain sebagai sokongan sekiranya platform mesyuarat dalam talian menghadapi masalah. Sebarang masalah yang timbul semasa simulasi akan segera dibincang dan diselesaikan bersama. Setiap tindakan akan direkod secara automatik sebagai audit trail sekiranya perlu dirujuk kemudian
Rajah 4 Contoh muka hadapan dokumen Laporan dan Skrip Pelaksanaan Simulasi untuk pelaporan aktiviti simulasi.
Rajah 5 Contoh Gambar Berkumpulan Menggunakan Aplikasi Mesyuarat Dalam Talian Zoom. Semua Kakitangan Hanya Berhubung Secara Maya Dari Tempat/daerah Yang Berlainan.
Bagi menjamin keselamatan serta keutuhan rangkaian pula, pasukan urus setia bekerjasama dengan pasukan Sabahnet iaitu pembekal perkhidmatan Internet (Internet Service Provider) bagi menggunakan teknologi baharu untuk berhubung iaitu menggunakan penyelesaian Virtual Private Network (VPN)³. Dengan teknologi ini, identiti setiap ahli yang berhubung dengan pusat kawalan maya akan segera dikenal pasti. Tingkat akses juga hanya akan diberikan berdasarkan tugas setiap ahli. Sebagai contoh, tahap akses pengurus (admin) akan diberikan kepada EmergencyManagement Team Head (EMT) dan juga Drill Planner and Coordinator (DPC) bagi memberi mereka kuasa memutuskan rangkaian (sebagai simulasi bencana terjadi). Manakala, system adviser hanya akan diberi akses terhadap aplikasi yang mereka pantau sahaja sepanjang tempoh simulasi berlangsung.
Dengan pelaksanaan VPN ini, keselamatan rangkaian lebih terjamin serta dapat mengurangkan kesilapan daripada berlaku. Log setiap ahli akan dipantau bagi memastikan mereka tidak melakukan tugasan diluar kebenaran EMT. Biarpun jarak mencecah ratusan kilometer (contohnya Kota Kinabalu ke Tawau jarak laluan darat adalah 448km)⁴, namun semua ahli seperti bekerja dalam bilik yang sama.
Faktor manusia juga menjadi penyumbang kejayaan inovasi ini. Untuk makluman bersama, semua ahli-ahli yang dipilih pada masa kini sebenarnya telah mempunyai bidang pengkhususan masing-masing. Maklumat ini telah diprofilkan oleh bahagian terlibat agar setiap individu ini mempunyai skill yang sesuai dengan bidang mereka. Dengan data digital ini, mudah untuk pengurusan mengenal pasti kekuatan ahli dan memberi latihan sekiranya diperlukan. Dengan kata lain, pemilihan setiap ahli pasukan memainkan kejayaan dalam perjalanan latihan simulasi ini. Ahli yang berkebolehan dilihat mampu berkongsi pengalaman serta penyelesaian terhadap cabaran-cabaran yang timbul semasa simulasi ini berlangsung.
KESIMPULAN
Beberapa kesimpulan dapat dibuat hasil kejayaan perkara ini. Ahli pasukan dilihat amat yakin mereka dapat melakukan pemulihan bencana dari rumah sekiranya terdapat keperluan. Pihak pengurusan juga dapat merancang hala tuju jabatan yang strategik dengan sokongan para pemegang taruh yang berkeyakinan dengan kemampuan jabatan untuk menangani krisis sekiranya terjadi. Kepercayaan orang awam akan meningkat sekali gus memberikan imej baik terhadap keseluruhan perkhidmatan awam negara secara amnya.
Biarpun pada mulanya pandemik ini memberikan kesan negatif kepada kita namun idea kreatif telah dapat dihasilkan bagi menyelesaikan masalah dan menjalankan rutin harian secara norma baharu. Pertumbuhan teknologi lebih pesat serta tahap penembusan penggunaan teknologi dapat dilihat dengan lebih ketara ketika ini. Sebagai contoh, kini semua orang sudah tidak kekok untuk menggunakan perisian seperti Zoom Meeting untuk mengadakan mesyuarat secara dalam talian tanpa mengira peringkat usia.
Diharap agar kita semua sentiasa berusaha membudayakan inovasi dalam perkhidmatan awam. Amalkan sifat berani mencuba teknologi baharu kerana manfaatnya hanya diperoleh setelah mula menggunakannya, ibarat pepatah melayu lama, berani hilang tak hilang, berani mati tak mati yang membawa maksud siapa yang berani mencuba akan berjaya akhirnya.
RUJUKAN
Agensi Keselamatan Siber Negara. “The Critical National Information Infrastructure”. https://www.nacsa.gov.my/cnii.php (dicapai pada 18 April 2023).
Laman Web Wikipedia, (2020-2023). “Rencana Perintah Kawalan Pergerakan Malaysia 2020-2021” https://ms.wikipedia.org/wiki/Perintah_Kawalan_ Pergerakan_ Malaysia_2020-2021 (dicapai pada 19 April 2023).
Laman Web Wikipedia, (2010-2023). “Rencana Rangkaian Persendirian Maya”. https://ms.wikipedia.org/wiki/Rangkaian_persendirian_maya (dicapai pada 20 April 2023).
Laman Web PanduJalanTerbaik. “Jarak antara Kota Kinabalu dan Tawau”. https://www.pandujalanterbaik.com/jarak/kota-kinabalu/tawau/ (dicapai pada 21 April 2023).